Dosya arşivinin düzenli kalması için üç kural yeter: her kutuya tek konu ve tek dönem koyun, kutunun rafta dışa bakan yüzüne okunaklı bir etiket yazın ve kutuları zeminden yükseltilmiş, kuru bir rafta saklayın. A4 evrak arşiv kutusuna uzun kenarı yatayda kalacak biçimde dik dizilir; kapağı açtığınızda dosyaların üst kenarlarını parmağınızla tarayarak aradığınızı bulursunuz.
KoliSeç'te iki arşiv kutusu modeli var: kapağı gövdeye bağlı 41x33x31 cm kendinden kapaklı model ve gövde ile ayrı kapaktan oluşan 41x34x29,5 cm iki parçalı model. Hangisinin size uyduğu, dosyalara ne sıklıkla döneceğinize bağlıdır.
Kutuya koymadan önce: ayıklayın ve gruplayın
Arşiv, kutuya girmeden önce kurulur. Masaya dökülmüş bir evrak yığınını kutulara rastgele paylaştırırsanız iki yıl sonra tek bir faturayı bulmak için bütün kutuları açarsınız. Önce evrakı türüne göre ayırın: faturalar, sözleşmeler, personel dosyaları, banka dökümleri. Ardından her türü yıla göre bölün. Kutu sayısını kutunun hacmi değil, bu gruplar belirler.
Saklama süresi de gruplamanın parçasıdır. Ticari defter ve belgeler için Türk Ticaret Kanunu 10 yıl, Vergi Usul Kanunu 5 yıl saklama öngörür; kendi belge türlerinize uygulanacak süreyi mali müşavirinizle netleştirin. Süresi aynı yıl dolacak evrakı aynı kutuda toplamak, imha zamanı geldiğinde kutuyu açmadan ayırmanızı sağlar.
İki model, iki kullanım
| Özellik | Kendinden kapaklı 41x33x31 cm | Kutu + kapak 41x34x29,5 cm |
|---|---|---|
| Kapak | Gövdeye bağlı, kaybolmaz | Ayrı parça, tamamen kalkar |
| Hacim | Yaklaşık 41,9 litre | Yaklaşık 41,1 litre |
| Desi | 13,98 (kargoda 14) | 13,71 (kargoda 14) |
| Taşıma | Yan yüzlerde tutma deliği | Yan yüzlerde tutma deliği |
| En uygun kullanım | Yıllarca açılmayacak, kapanmış dönem evrakı | Hafta içinde birkaç kez açılan aktif dosyalar |
İki model de esmer oluklu kartondandır ve stoktan değil, siparişin ardından üretilir; üretim için ortalama 14 iş günü hesaplayın. Ürün sayfalarında 10 kutuluk paketten 100 kutuluk pakete kadar seçenekler görünür; adet ve teslim için kendinden kapaklı arşiv kutusu ya da iki parçalı kapaklı arşiv kutusu sayfasından teklif isteyin. İki modeli birlikte kullanmak da mantıklıdır: kapanan yılların evrakı kendinden kapaklı kutulara, yıl içinde sık açılan dosyalar iki parçalı kutulara gider.
Bir arşiv kutusuna ne kadar evrak sığar?
A4 kağıt 29,7x21 cm'dir. 41x33x31 cm kutuda sayfaları uzun kenarı 33 cm'lik ene gelecek şekilde dik dizdiğinizde, kutunun 41 cm'lik boyu boyunca yaklaşık 40 cm kalınlığında bir evrak sırası oluşur. 500 yapraklık bir top kağıt aşağı yukarı 5 cm kalınlığındadır. Ağzına kadar dolan kutu sekiz top, yani 4.000 yaprak civarında kağıt alır.
Bu kadar kağıt yaklaşık 20 kilogram eder, çünkü 80 gramlık bir A4 yaprak 5 gram kadar gelir. Böyle bir kutuyu raf yüksekliğine kaldırmak hem zor hem de tehlikelidir. Kutuyu üçte iki ile dörtte üç arasında doldurmak taşımayı kolaylaştırır ve dosyaları çekip çıkarmak için parmak payı bırakır. Kalan boşlukta sayfalar yana yatmasın diye katlanmış bir karton parçasını destek olarak kullanabilirsiniz.
Klasör kullanıyorsanız önce kendi klasörünüzü ölçün. Standart geniş klasörler yaklaşık 32 cm yüksekliğindedir ve 31 cm'lik kutuya dik girmez. Klasörü sırtı yukarı bakacak, 32 cm'lik kenarı kutunun boyuna paralel kalacak şekilde yan yatırdığınızda 8 cm sırtlı klasörlerden dördü yan yana yerleşir. Yüksekliği 29,5 cm olan iki parçalı modelde bu yerleşim sınırda kalır. Telli ve karton dosyalar ise her iki kutuya doğrudan dik dizilir.
Etiketleme: kutuyu açmadan bulmak
Etiket, kutunun rafta koridora bakan yüzüne yazılır. 41 cm boyundaki kutular genellikle kısa yüzleri dışarıda kalacak şekilde rafa sürülür, dolayısıyla etiketin yeri o yüzdür. Bir etikette şu bilgiler yeterlidir:
- Kutu numarası: Arşivin tamamında tekrarlanmayan bir sıra numarası, örneğin 2026-014.
- Birim ya da konu: Muhasebe, insan kaynakları, satın alma.
- Dönem: Yıl, gerekiyorsa ay aralığı.
- İçerik özeti: İki üç kelimelik tanım, örneğin "satış faturaları 1–600".
- İmha yılı: Saklama süresinin dolduğu yıl.
Kalıcı kalemle doğrudan kartona yazmak, zamanla kenarından kalkan yapışkan etiketlerden daha uzun ömürlüdür. Kutu numaralarını ayrıca bir tabloya geçirin: her satırda numara, konu, dönem ve rafın yeri yer alsın. Bir dosya arandığında önce tabloya bakmak, raf önünde geçen zamanı ortadan kaldırır. Yıllara renk vermek isterseniz kutunun köşesine küçük renkli bir işaret koymanız yeterli olur.
Rafta istifleme
Raf derinliği kutunun boyundan biraz fazla olmalıdır; 41 cm'lik kutu sığ bir rafta öne taşar ve önünden geçenler çarpar. Ağır kutular alt ve orta raflara, nadiren açılanlar en üste gider. Sık bakılan dosyaların yeri göz ile bel hizası arasıdır.
Üst üste koyacaksanız dolu kutuyu dolu kutunun üstüne yerleştirin. Yarı boş bir kutunun kapağı üstteki yükü taşıyamaz ve ortasından çöker. İki parçalı modelde kapak gövdenin üzerine geçtiği için kutular düzgün bir sütun oluşturur. Kendinden kapaklı modelde kapağın tam oturduğundan emin olun, çünkü açık kalan bir kanat bütün istifi eğer. Yan yüzlerdeki tutma delikleri dolu kutuyu raftan çekmeyi kolaylaştırır; uzun mesafede ise kutuyu delikten sallamak yerine tabanından kavrayarak taşıyın.
Nem ve tozdan korumak
Karton nemi çeker. Nem alan kutunun duvarları yumuşar, istifin altındaki kutu yavaşça göçer ve içerideki kağıt dalgalanır. Arşiv odasında aşağıdaki önlemler çoğu sorunu baştan keser:
- Kutuyu doğrudan zemine koymayın; en alt rafı ya da bir paleti kullanın. Su sızıntısı ve temizlik suyu önce zemindeki kutuya ulaşır.
- Rafları dış duvara yaslamayın, duvarla kutu arasında birkaç santimetrelik hava boşluğu bırakın.
- Bodrum ve kazan dairesi gibi sıcaklığı ve nemi sık değişen alanlardan uzak durun.
- Kutuları naylonla sarmayın. Naylon tozu dışarıda tutar ama içeride oluşan nemi de hapseder.
- Arşivi yılda bir kez gözden geçirin; köşesi yumuşamış ya da lekelenmiş kutunun içeriğini yeni bir kutuya aktarın.
Nemli ortamın oluklu kartonu nasıl etkilediğini oluk yapısı karşılaştırmasında ayrıca ele aldık.
Arşiv kutusu yerine koli kullanılır mı?
Kısa süreli bir ihtiyaçta evet. Ofis taşınırken dosyaları geçici olarak 40x30x30 cm çift oluklu koliye koymak işinizi görür. Ne var ki koli uzun süreli arşiv için tasarlanmamıştır: kanatları her açılışta bant sökmeyi gerektirir, tutma deliği yoktur ve üst kanatlar istifte düz bir yüzey vermez. Evrak birkaç yıl rafta kalacaksa arşiv kutusu hem düzen hem erişim açısından daha doğru seçimdir. Taşınma için kaç koli gerektiğini taşınma koli rehberinden hesaplayabilirsiniz; arşiv modellerinin tamamı ise dosya arşiv kutusu sayfasında.
Sıkça Sorulan Sorular
Arşiv kutusuna klasör sığar mı?
Standart geniş klasör yaklaşık 32 cm yüksekliğinde olduğu için 41x33x31 cm kutuya dik girmez; yan yatırıldığında dört adet yerleşir. Klasör ölçüleri markaya göre değiştiği için kendi klasörünüzü kutunun iç ölçüsüyle karşılaştırın. Telli dosya ve A4 evrak ise doğrudan dik dizilir.
Arşiv kutusu nasıl etiketlenir?
Rafta dışa bakan yüze kutu numarası, birim, dönem, kısa içerik ve imha yılı yazılır. Aynı bilgileri bir envanter tablosunda tutmak, kutuyu açmadan yerini bulmanızı sağlar.
Evrak kaç yıl saklanmalı?
Genel kural olarak Vergi Usul Kanunu 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu ise ticari defter ve belgeler için 10 yıl saklama öngörür. Belge türüne göre farklı süreler söz konusu olabileceğinden mali müşavirinize danışın ve imha yılını kutunun üzerine yazın.
Arşiv kutuları üst üste konabilir mi?
Dolu kutular üst üste istiflenebilir, yarı boş bir kutunun üzerine ise yük koymayın. İki parçalı kapaklı modelde kapak gövdeye oturduğu için sütun daha düzgün olur. En alttaki kutunun zemine değmemesi nem açısından önemlidir.