Ofis taşırken koli sayısını oda sayısı değil, masa, dolap ve arşiv rafı belirler. Her çalışana kişisel eşyası için bir iki küçük koli, ortak alanlar için ayrı bir pay, evrak için arşiv kutusu ve monitörler için ince kutu ayırdığınızda hesap kendiliğinden çıkar. Planı da ofisin bir pazartesi sabahı kesintisiz açılacağı tarihten geriye doğru kurarsınız.
Ev taşımasından farkı burada başlar: bir ofiste aynı ölçüde onlarca masa vardır, eşyanın sahibi tek kişi değildir ve yanlış masaya giden bir koli bir çalışanın gününü kaybettirir. Bu yüzden koliden önce bir numaralandırma düzeni, numaradan önce de bir envanter gerekir.
Koli ihtiyacını masa ve raf metresi üzerinden hesaplayın
Metrekareyle tahmin yapmak ofiste yanıltır; açık ofis geniştir ama masa başına düşen eşya azdır. Daha sağlıklı yöntem üç kalemi ayrı saymaktır.
- Çalışan masaları: çekmece içeriği, kişisel dosyalar ve masa üstü eşyası için kişi başı bir ya da iki adet 40x30x30 cm koli çoğu masayı karşılar. Küçük taban, kağıtla dolduğunda bile tek kişinin kaldırabileceği ağırlıkta kalır.
- Dolap ve raflar: raftaki dosyaları metreyle ölçün. Dik dizilmiş dosyalarda 40 cm boyundaki bir koli yaklaşık 40 cm raf uzunluğunu alır; 80 cm'lik bir raf iki koli demektir.
- Ortak alanlar: mutfak, toplantı odası, kırtasiye dolabı ve depo için ayrı bir sayım yapın. Promosyon stoku, perde ve minder gibi hafif ama hacimli eşya burada büyük koliye gider.
Masalar için katalogdaki 40x30x30 cm çift oluklu koli 20'li paketten 200'lü pakete kadar seçilebilir. Çift oluklu duvar, kamyonda üst üste dizilen kolilerin ezilmesini sınırlar.
Sayımla uğraşmak istemeyen küçük ofisler için hazır setler de var. Jumbo taşınma kolisi seti beş ölçüde 49 çift oluklu koli içerir: 15 adet 40x30x30, 10 adet 50x30x30, 12 adet 60x40x40, 8 adet 70x50x50 ve 4 adet 80x50x50 cm. Yanında iki rulo balonlu naylon, iki streç film, beş koli bandı, 40 kraft kağıt ve bir falçata gelir. Daha kalabalık kadrolar için Mega set 70 koli sunar. İki set de teklifle hazırlanır; diğer seçenekler taşınma kolisi sayfasında listelenir. Ofiste ağır olan kağıttır, bu yüzden setteki büyük kolileri evrağa değil hafif ortak alan eşyasına ayırın.
Evrak ve arşiv için ayrı bir hat kurun
Muhasebe klasörleri, sözleşmeler ve personel dosyaları taşımanın en hassas kısmıdır. Bu evrak sıradan bir koliye atılırsa yeni ofiste raf düzenini baştan kurmak gerekir. Taşıma sırasında doğrudan arşiv kutusuna geçirmek, aynı kutunun yeni rafta da kullanılmasını sağlar.
Dosya arşiv kutusu kategorisinde iki model bulunur: kapağı gövdeye bağlı 41x33x31 cm kendinden kapaklı kutu ve ayrı kapaklı 41x34x29,5 cm model. İkisi de esmer, taşıma delikli ve 10'lu ile 100'lü arasında paketlenir. Kritik nokta zamanlamadır: bu kutular siparişe özel üretilir ve hazırlık süresi yaklaşık 14 iş günüdür. Arşiv kutusunu taşıma tarihinden en az üç hafta önce teklif isteyerek sipariş edin.
Kişisel veri içeren dosyaları taşırken kutuları numaralandırın, bandın üzerine sorumlu kişinin parafını atın ve bu kutuları nakliye ekibine değil ofis çalışanına teslim edin. Kutu yeni ofiste açılmadan önce paraf kontrol edilirse açılmış bir kutu hemen fark edilir.
Bilgisayar, monitör ve kablolar
Elektronik ekipman koli sayısında küçük, risk tablosunda büyük yer tutar. Orijinal kutusu saklanmış cihazları o kutuyla taşımak en kolay yoldur. Saklanmamış monitörler için monitör ve tablo kutusu kategorisine bakın: 40x10,5x29, 50x12x34 ve 60x14x44 cm ölçüleri C ve EB dalga seçenekleriyle sunulur. Monitörü ayaksız ölçün ve ölçüyü kutunun iç ölçüsüyle karşılaştırın; ince gövde ekranı yan yatırmadan dik taşımaya uygundur.
- Taşımadan önce her bilgisayarın arka panelini kablolar takılıyken fotoğraflayın.
- Kabloları sökün, toplayın ve cihazla aynı numarayı taşıyan küçük bir poşete koyun.
- Kasayı balonlu naylonla sarın, boşluk kalmayacak biçimde koliye yerleştirin ve koliyi dik tutun.
- Yazıcılarda toneri ya da kartuşu çıkarıp ayrı paketleyin; yolda dökülen toner diğer eşyayı kirletir.
- Sunucu ve ağ cihazlarını en son kapatıp yeni ofiste ilk kurulan ekipman yapın.
Numara ve etiket sistemi
Ofis taşımasının asıl verimi etiketten gelir. Her koliye kat, departman, masa ve sıra numarasını içeren kısa bir kod yazın: 3-MUH-12-04, "üçüncü kat, muhasebe, 12 numaralı masa, dördüncü koli" demektir. Aynı kodlar yeni ofiste masa ve kapılara önceden yapıştırılırsa nakliye ekibi kimseye sormadan koliyi doğru yere bırakır.
Departman başına bir renk seçmek kod okumayı hızlandırır. Kolinin yalnızca üstüne değil iki yan yüzüne de etiket koyun; istiflenmiş kolilerde üst yüz görünmez. Kodları ve koli içeriğini basit bir tabloda tutun. Kayıp bir koli sorulduğunda tablo bir dakikada cevap verir.
Dört haftalık taşıma takvimi
| Zaman | Yapılacaklar |
|---|---|
| 4 hafta önce | Nakliye firmasını seçin, yeni ofisin kat planına masa numaralarını işleyin, arşiv kutusu ve taşınma seti için teklif isteyin. |
| 3 hafta önce | Arşivi ayıklayın; imha edilecek evrakı ayırın. Koli, bant ve koruma malzemesinin teslimini netleştirin. |
| 2 hafta önce | Arşiv, depo ve kırtasiye stokunu paketleyin. Etiket kodlarını ve envanter tablosunu hazırlayın. |
| Son hafta | Çalışanlara masa kolilerini dağıtın, kişisel eşyayı kendilerinin paketlemesini isteyin. Bilgi işlem verileri yedeklesin. |
| Taşıma günü | Elektronik ve mobilya en son çıkar, ilk iner. Bir çalışan eski ofiste, bir çalışan yeni ofiste kodları kontrol eder. |
| İlk iş günü | Önce ağ ve bilgisayarlar kurulur, koliler masa başında açılır, boşalan koliler toplanır. |
Taşımayı cuma akşamına koymak hafta sonunu tampon olarak kullanmanızı sağlar. Pazartesi açılışında eksik çıkan bir şey varsa hafta sonu bunu tamamlamaya yeter.
Bant ve koruma malzemesi hesabı
Koli bandını eksik almak taşıma haftasının en sık yaşanan aksaklığıdır. 40x30x30 cm bir koliyi alttan ve üstten H biçiminde kapattığınızda her yüze yaklaşık 1,4 metre, toplamda 3 metre civarında bant gider. Buna göre 100 metrelik bir rulo 30 kadar küçük koliyi kapatır. 45 mm x 100 m koli bandı 6'lı paketten 60'lı pakete kadar alınabilir; büyük kolilerde rulo başına koli sayısı düşeceği için hesabınıza pay ekleyin.
Ofis mobilyasında streç film işinizi kolaylaştırır. 50 cm x 300 m, 17 mikron streç film çekmeceleri kapalı tutar, sandalye minderlerini tozdan korur ve dolap kapaklarının yolda açılmasını önler. Cam masa ve toplantı masası kenarlarına köşebent eklemek darbe izini engeller.
Yeni ofiste ilk hafta
Kolileri açarken önce bilgi işlem, sonra ortak alanlar, en son arşiv gelir. Bu sıra işin aksamadan sürmesini sağlar. Boşalan çift oluklu kolileri düzleştirip arşiv deposunda saklayın; bir sonraki birim değişikliğinde ya da arşiv sevkiyatında yeniden işe yarar. Ev taşımasında oda oda koli tahmini arıyorsanız taşınma için kaç koli gerekir rehberine bakabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Ofis taşıma için kaç koli gerekir?
Masa başına bir iki küçük koli, dolaplardaki her 40 cm dosya için bir koli ve ortak alanlar için ayrı bir sayım yapın. Toplamı bulduktan sonra beklenmedik eşya için yüzde onluk pay eklemek yeterlidir.
Monitörün kutusu yoksa nasıl taşınır?
Monitörü ayaksız ölçün ve iç ölçüsü buna uyan ince bir monitör kutusu seçin. Ekran yüzünü balonlu naylonla sarıp kutuya dik yerleştirin, kutuyu da taşıma boyunca dik tutun.
Arşiv dosyaları normal koliyle taşınabilir mi?
Taşınabilir, ama yeni ofiste dosyaları yeniden düzenlemek gerekir. Arşiv kutusu kullanırsanız aynı kutu rafa doğrudan yerleşir. Arşiv kutuları siparişe özel üretildiği için yaklaşık 14 iş günü önceden plan yapın.
Ofis taşımaya ne zaman hazırlanmaya başlanmalı?
Küçük bir ofiste dört hafta rahat bir süredir. Arşiv kutusu, nakliye firması ve yeni ofisin kat planı ilk haftada netleşirse son hafta yalnızca masa kolilerine kalır.